Privacy- en gegevensbeschermingsbeleid

1. Inleiding

NRJAY BV, met maatschappelijke zetel te Ambachtsstraat 18, 3980 Tessenderlo-Ham, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 1031.057.738 (hierna: "NRJAY"), hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke levenssfeer.

Met dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid (hierna: het "Beleid") informeren wij u over de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren, beveiligen en, in voorkomend geval, delen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Dit Beleid is van toepassing op:

• elk bezoek aan en gebruik van de website van NRJAY;
• elke offerteaanvraag of contactopname met NRJAY;
• elke overeenkomst met NRJAY met betrekking tot de levering, plaatsing, terbeschikkingstelling, verhuur, monitoring, onderhoud en/of herstelling van energieoplossingen;
• alle communicatie in het kader van onze dienstverlening.

Door gebruik te maken van onze website, een formulier in te vullen, contact met ons op te nemen of een overeenkomst met ons te sluiten, erkent u kennis te hebben genomen van dit Beleid.

2. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u:

• onze website bezoekt;
• een contactformulier of offerteformulier invult;
• ons contacteert via e-mail of een ander communicatiemiddel;
• een afspraak aanvraagt;
• een offerte, overeenkomst of ander document met NRJAY ondertekent of goedkeurt;
• gegevens verstrekt in het kader van een installatie, plaatsbezoek of technische analyse;
• zich inschrijft voor commerciële communicatie of nieuwsbrieven, voor zover van toepassing;
• solliciteert voor een functie bij NRJAY;
• gebruik maakt van onze diensten of wanneer een installatie bij u wordt geplaatst en opgevolgd.

Daarnaast kunnen bepaalde gegevens automatisch worden verzameld wanneer u onze website gebruikt, bijvoorbeeld via cookies of gelijkaardige technologieën.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met NRJAY kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Persoonsgegevens die u zelf aan ons bezorgt

• voornaam en achternaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam en btw-nummer, indien van toepassing;
• gegevens die u invult in een contact- of offerteformulier;
• inhoud van uw berichten of correspondentie;
• gegevens die nodig zijn voor de opmaak van een offerte of overeenkomst;
• betaal- en facturatiegegevens, indien van toepassing.

3.2 Gegevens met betrekking tot de uitvoering van onze diensten

• adres van installatie of levering;
• gegevens over uw woning, gebouw of site;
• technische informatie over uw elektriciteitsinstallatie;
• verbruiksgegevens die u met ons deelt;
• EAN-nummer of andere identificatiegegevens van de aansluiting;
• foto's voor, tijdens of na installatie;
• serienummers van geplaatste toestellen;
• informatie over monitoring, prestaties, storingen en interventies;
• gegevens met betrekking tot onderhoud, opvolging en service.

3.3 Gegevens die automatisch worden verzameld bij gebruik van onze website

• IP-adres;
• browsertype;
• apparaatgegevens;
• locatiegegevens op basis van IP;
• cookiegegevens;
• informatie over uw surfgedrag op onze website.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

NRJAY verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Wij kunnen uw persoonsgegevens onder meer verwerken voor de volgende doeleinden:

• om uw vraag, contactname of offerteaanvraag te behandelen;
• om een voorstel, simulatie of offerte op te maken;
• om een overeenkomst voor te bereiden, af te sluiten en uit te voeren;
• om installaties te leveren, plaatsen, monitoren, onderhouden of herstellen;
• om u te contacteren in verband met uw dossier;
• om afspraken te plannen en uit te voeren;
• om klantenbeheer en administratie te voeren;
• om facturatie en betalingen te verwerken;
• om wettelijke verplichtingen na te leven;
• om technische ondersteuning en service te verlenen;
• om de kwaliteit van onze website en dienstverlening te verbeteren;
• om statistische analyses uit te voeren;
• om, indien toegelaten, informatie te verstrekken over onze diensten of gelijkaardige aanbiedingen;
• om sollicitaties te verwerken.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verwerken op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden, tenzij dit wettelijk toegelaten of verplicht is.

5. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Dit kan onder meer zijn:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst, om een overeenkomst met u uit te voeren, of om onze dienstverlening correct te kunnen leveren.

5.2 Wettelijke verplichting

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld inzake boekhouding en fiscaliteit, consumentenrecht, garantieverplichtingen of medewerking aan bevoegde overheden.

5.3 Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals het beantwoorden van vragen of klachten, het verbeteren van onze website en dienstverlening, het beveiligen van onze systemen, het voeren van interne administratie of het verzenden van informatie over gelijkaardige diensten aan bestaande klanten, voor zover wettelijk toegestaan.

5.4 Toestemming

Wanneer vereist, zullen wij uw toestemming vragen, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van marketing, het plaatsen van niet-essentiële cookies, of andere verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.

6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen uw persoonsgegevens wel delen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, voor de naleving van wettelijke verplichtingen of voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Afhankelijk van het dossier kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met:

• installatiepartners of onderaannemers;
• keuringsinstanties;
• netbeheerders;
• technische of softwareleveranciers;
• hosting- en IT-dienstverleners;
• boekhouders, juridische adviseurs of verzekeraars;
• betalingsverwerkers;
• overheidsinstanties, wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wanneer derden persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, zorgen wij ervoor dat zij passende waarborgen bieden inzake vertrouwelijkheid en beveiliging.

7. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

In principe worden uw persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens uitzonderlijk buiten de EER zouden worden verwerkt, zal NRJAY ervoor zorgen dat deze doorgifte gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is. In het algemeen hanteren wij volgende principes:

• contactaanvragen en offertegegevens: zolang nodig voor opvolging en redelijke commerciële opvolging;
• contractuele en klantgegevens: zolang nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en de nazorg;
• facturatie- en boekhoudgegevens: zolang wettelijk vereist;
• technische dossierinformatie: zolang relevant voor de installatie, opvolging, onderhoud, garantie of mogelijke betwistingen;
• marketinggegevens: tot u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt, voor zover van toepassing.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn zullen uw gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is.

9. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

NRJAY neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, onrechtmatige verwerking of vernietiging.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Hoewel wij redelijke maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

10. Cookies

Onze website kan gebruik maken van cookies en gelijkaardige technologieën om de website goed te laten functioneren, het gebruik te analyseren en de gebruikservaring te verbeteren. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

11. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar externe websites van derden. NRJAY is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites, noch voor de manier waarop deze derden uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan het privacybeleid van elke externe website die u bezoekt zorgvuldig door te nemen.

12. Uw rechten

U beschikt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U hebt in principe het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
• uw persoonsgegevens te laten wissen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is;
• uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, te laten overdragen;
• bezwaar te maken tegen direct marketing.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder artikel 14. Wij zullen uw verzoek behandelen binnen de wettelijk voorziene termijnen. In bepaalde gevallen kunnen wij bijkomende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

13. Klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de wijze waarop NRJAY uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u steeds contact met ons opnemen via info@nrjay.be. U hebt daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel, België
Tel: +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

14. Contactgegevens

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

NRJAY BV
Ambachtsstraat 18, 3980 Tessenderlo-Ham
E-mail: info@nrjay.be
Ondernemingsnummer: BE 1031.057.738

15. Wijzigingen aan dit beleid

NRJAY behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen om het af te stemmen op wetswijzigingen, rechtspraak, aanbevelingen van toezichthouders of wijzigingen in onze activiteiten. De meest recente versie is steeds beschikbaar via onze website.